Assist by Gwen – Assistante Administrative Virtuelle

Préambule

Les présentes Conditions Générales de Prestation de Services (ci-après « CGPS ») régissent l'ensemble des relations contractuelles entre :

Gwenaëlle LAFOSSE, auto-entrepreneuse, immatriculée au Registre National des Entreprises sous le numéro SIRET 94366387200019, exerçant sous le nom commercial Assist by Gwen, dont l'adresse professionnelle est 44 Côte Henri Monduit 27000 ÉVREUX, joignable à assist.bygwen@gmail.com (ci-après « la Prestataire »)

et

Toute personne physique ou morale souhaitant bénéficier des services proposés par la Prestataire (ci-après « le Client »).

La passation d'une commande ou la signature d'un devis vaut acceptation pleine et entière des présentes CGPS. Le Client est invité à les lire attentivement avant tout engagement.

Article 1 – Objet et champ d'application

Les présentes CGPS ont pour objet de définir les droits et obligations de chaque partie dans le cadre des prestations d'assistanat administratif virtuel proposées par la Prestataire à titre professionnel, en qualité d'auto-entrepreneuse.

Elles s'appliquent à toute prestation réalisée à distance, que la commande soit passée par e-mail, formulaire de contact, signature de devis ou tout autre support écrit.

Toute dérogation à ces conditions ne peut être accordée que par accord écrit et signé entre les parties.

Article 2 – Description des prestations

La Prestataire propose des services d'assistanat administratif et organisationnel à distance, incluant notamment :

• Gestion et rédaction d'e-mails et de courriers professionnels

• Organisation et gestion d'agendas, plannings et rendez-vous

• Saisie, mise en forme et relecture de documents

• Création et mise à jour de tableaux de bord, bases de données et fichiers

• Suivi administratif, traitement de devis et de factures

• Rédaction de comptes-rendus, rapports ou présentations

• Recherches documentaires et veille administrative

• Toute autre mission administrative convenue entre les parties

Cette liste est non exhaustive. La nature précise des missions confiées est définie dans le devis signé par les deux parties. Toute prestation non mentionnée dans ce document est exclue du périmètre d'intervention.

Les prestations sont effectuées à distance, depuis les locaux de la Prestataire, sauf accord contraire expressément stipulé.

Article 3 – Commande, devis et acceptation

3.1 – Prise de contact et diagnostic

Avant toute proposition commerciale, un échange préalable (par e-mail, téléphone ou visioconférence) est organisé afin d'identifier précisément les besoins du Client et de définir le périmètre des missions à confier.

3.2 – Établissement du devis

Sur la base de cet échange, un devis détaillé et personnalisé est adressé gratuitement au Client par e-mail. Il précise la nature des prestations, la durée estimée, le tarif applicable et les modalités de paiement retenues.

3.3 – Validité du devis

Tout devis est valable 30 jours à compter de sa date d'émission, sauf mention contraire. Passé ce délai, la Prestataire se réserve le droit de le réviser.

3.4 – Formation du contrat

Le contrat est formé dès réception, par la Prestataire, du devis signé par le Client, accompagné le cas échéant du règlement de l'acompte. Toute modification de périmètre en cours de mission devra faire l'objet d'un avenant écrit signé par les deux parties.

Article 4 – Tarifs, facturation et modalités de paiement

4.1 – Tarifs

Les prestations sont facturées selon les tarifs indiqués dans le devis accepté. Ceux-ci sont exprimés en euros (€).

La Prestataire exerce sous le régime de la franchise en base de TVA(article 293 B du Code général des impôts) : aucune TVA n'est donc collectée à ce jour. La mention « TVA non applicable – art. 293 B du CGI » figure sur toutes les factures émises.

4.2 – Acompte

Un acompte de [30 à 50 %] du montant total est exigible à la signature du devis, avant le démarrage de toute mission. Cet acompte n'est pas remboursable en cas d'annulation imputable au Client, sauf disposition contraire prévue à l'article 7.

4.3 – Facturation et solde

Une facture est émise à l'issue de la prestation ou, pour les missions récurrentes, selon la périodicité convenue (hebdomadaire, mensuelle, etc.). Le solde est payable à réception de la facture, dans un délai de [15 jours], sauf délai différent expressément convenu.

4.4 – Modalités de paiement

Le règlement peut être effectué par :

• Virement bancaire (coordonnées indiquées sur la facture)

• [Tout autre moyen accepté par la Prestataire, ex. : PayPal, chèque]

4.5 – Retard de paiement

Tout retard de paiement entraîne de plein droit l'application de pénalités de retard au taux de trois (3) fois le taux d'intérêt légal en vigueur, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € (article D. 441-5 du Code de commerce). La Prestataire se réserve le droit de suspendre les prestations en cours jusqu'au règlement intégral des sommes dues.

Article 5 – Délais et exécution des prestations

5.1 – Calendrier et délais

Les délais d'exécution sont précisés dans le devis. Ils sont donnés à titre indicatif, sauf mention expresse d'un délai ferme et contractuel.

5.2 – Dépendance aux éléments du Client

La bonne exécution des missions est conditionnée à la transmission en temps et en heure, par le Client, de l'ensemble des informations, documents et accès nécessaires. Tout retard dans cette transmission entraîne automatiquement un report équivalent des délais d'exécution, sans que la responsabilité de la Prestataire ne puisse être engagée.

5.3 – Force majeure

La Prestataire ne saurait être tenue responsable d'un retard ou d'une interruption de service résultant d'un événement de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil (pannes de réseaux, problèmes techniques majeurs, maladie grave, catastrophe naturelle, etc.). Elle s'engage à en informer le Client dans les meilleurs délais et à proposer une nouvelle organisation.

Article 6 – Obligations des parties

6.1 – Obligations de la Prestataire

La Prestataire s'engage à :

• Exécuter les missions confiées avec sérieux, rigueur et professionnalisme ;

• Respecter les délais convenus dans la mesure du possible ;

• Maintenir la confidentialité de toutes les informations communiquées ;

• Informer le Client de toute difficulté susceptible d'impacter la réalisation de la mission ;

• Être disponible et réactive dans les plages horaires définies en accord avec le Client.

La Prestataire est soumise à une obligation de moyens et non de résultat, sauf mention contraire explicitement stipulée dans le devis.

6.2 – Obligations du Client

Le Client s'engage à :

• Transmettre en temps utile l'ensemble des informations et documents nécessaires à l'exécution des missions ;

• Désigner un interlocuteur unique et disponible pour faciliter la collaboration ;

• Régler les sommes dues dans les délais convenus ;

• Respecter le travail et le temps de la Prestataire, en s'abstenant de toute sollicitation en dehors des plages horaires convenues.

Article 7 – Annulation, report et résiliation

7.1 – Annulation par le Client

Toute annulation doit être notifiée par écrit (e-mail avec accusé de réception ou courrier recommandé). Les conditions suivantes s'appliquent :

Délai de notification avant la date de débutConditions financièresPlus de 15 jours ouvrésRemboursement de l'acompte, déduction faite des frais engagésEntre 7 et 15 jours ouvrésConservation de 50 % de l'acompteMoins de 7 jours ouvrésAcompte intégralement conservé

7.2 – Report

Toute demande de report doit être formulée par écrit au moins 7 jours ouvrés avant la date prévue. Un report est accordé sous réserve des disponibilités de la Prestataire. En cas d'impossibilité, une annulation sera traitée selon les conditions du 7.1.

7.3 – Résiliation des missions récurrentes

Pour les collaborations à durée indéterminée, chaque partie peut mettre fin à la relation contractuelle en respectant un préavis de [15 jours ouvrés], notifié par e-mail ou courrier recommandé. Les prestations réalisées avant la fin du préavis restent dues.

7.4 – Résiliation pour faute

En cas de manquement grave d'une partie à ses obligations, l'autre partie peut résilier le contrat après mise en demeure restée sans effet pendant 10 jours ouvrés. Les prestations déjà effectuées restent dues à la Prestataire.

Article 8 – Responsabilité et limitations

La responsabilité de la Prestataire ne peut être engagée qu'en cas de faute prouvée et directement imputable à son intervention. Elle est, en tout état de cause, limitée au montant des sommes effectivement perçues au titre de la mission concernée.

La Prestataire ne saurait être tenue responsable :

• Des décisions prises par le Client sur la base des éléments fournis ;

• Des conséquences d'informations incomplètes, inexactes ou tardives transmises par le Client ;

• Des dommages indirects ou immatériels (manque à gagner, perte de clientèle, atteinte à l'image).

Article 9 – Confidentialité

La Prestataire s'engage à traiter avec la plus stricte confidentialité l'ensemble des informations portées à sa connaissance dans le cadre de ses missions : données commerciales, financières, organisationnelles, personnelles ou stratégiques.

Cette obligation est valable pendant toute la durée de la collaboration et pendant 3 ans après la fin de la relation contractuelle.

En contrepartie, le Client s'engage à ne pas divulguer à des tiers les méthodes de travail, outils ou pratiques professionnelles de la Prestataire sans son consentement exprès.

Article 10 – Propriété intellectuelle

10.1 – Livrables produits dans le cadre des missions

Les documents, modèles, tableaux, présentations et tout autre livrable créé par la Prestataire dans le cadre des missions confiées sont destinés à l'usage exclusif du Client, pour les besoins définis dans le devis.

Dès règlement intégral des sommes dues, le Client bénéficie d'une licence d'utilisation pour un usage interne et non commercial, sauf accord contraire.

10.2 – Droits préexistants

Les outils, modèles et méthodes de travail appartenant à la Prestataire avant la mission restent sa propriété exclusive. Aucune cession de ces éléments n'est implicitement incluse dans la prestation.

10.3 – Référence commerciale

Sauf opposition écrite du Client, la Prestataire se réserve le droit de mentionner la collaboration à des fins de référence professionnelle (portfolio, témoignage, site web, réseaux sociaux), sans divulguer d'informations confidentielles.

Article 11 – Protection des données personnelles (RGPD)

La Prestataire collecte et traite les données personnelles du Client (nom, prénom, e-mail, téléphone, adresse professionnelle) dans le strict respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD – UE 2016/679) et de la loi Informatique et Libertés modifiée.

Finalités du traitement : gestion de la relation commerciale, facturation, communication relative aux missions.

Durée de conservation : les données sont conservées le temps nécessaire à l'exécution du contrat, puis archivées selon les obligations légales (notamment 10 ans pour les documents comptables).

Droits des personnes : le Client dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de portabilité et d'opposition. Ces droits s'exercent en adressant une demande à assist.bygwen@gmail.com.

En cas de réclamation, le Client peut contacter la CNIL via www.cnil.fr.

Article 12 – Réclamations et règlement des litiges

12.1 – Réclamations

Toute réclamation relative à une prestation doit être adressée par écrit à la Prestataire dans un délai de 15 jours ouvrés suivant la livraison de la prestation concernée. La Prestataire s'engage à apporter une réponse dans un délai de 10 jours ouvrés.

12.2 – Règlement amiable

En cas de différend, les parties s'engagent à rechercher une solution amiable avant tout recours judiciaire. À défaut d'accord dans un délai de 30 jours à compter de la notification du désaccord, chaque partie pourra saisir le médiateur compétent ou engager toute procédure de règlement alternatif des litiges.

Article 13 – Loi applicable et juridiction compétente

Les présentes CGPS sont régies par le droit français.

En cas de litige persistant après tentative de résolution amiable, les parties conviennent de soumettre le différend à la compétence exclusive des tribunaux du ressort de ÉVREUX, sauf disposition légale impérative contraire.

Informations légales

Assist by Gwen

Auto-entrepreneuse 

Gwénaëlle LAFOSSE

SIRET 94366387200019

44 Côte Henri Monduit 27000 Évreux

assist.bygwen@gmail.com

07 81 40 69 62

Franchise en base de TVA – Art. 293 B du CGI

Ces conditions générales ont été rédigées de bonne foi et dans le respect des dispositions légales françaises en vigueur. Elles sont susceptibles d'évoluer ; la version applicable est celle en vigueur au jour de la signature du devis.

Conditions Générales de Prestation de Services